情報の５S
情報担当秘書をお任せください、と言っても能力を疑っている方もいらっしゃるでしょう。
とりあえず、「お問合せ－お試し方法」を見て、試用してもらうことが確実ですが、ここでは、情報の整理について、虎の巻をご紹介しましょう。
製造業における５Sでも、特に「整理」が難しいとよく書かれています。
「整理」とは、「不要なものを捨てること」であり、不要と判断すること、及び、捨てるという勇気ある行動が難問なのです。
「知の場」のコースは、貴社の「ことばのデータベース」として作り上げます。
貴社独自の情報も、欲しい時に、欲しいページを瞬時に見つけられるようになります。
便利なのは、「存在しない」こともすぐにわかることです。「何時間も探したのに、苦労して、結局無かった」なんて経験はありませんか？ 「知の場」を利用すると、これがなくなります。
インターネット文化では、これを「検索」という機能で提供しています。「知の場」も同じです。
種明かしは、情報は一切削除していないということです。YahooもGoogleも情報の削除機能は無いのに、検索が出来ているでしょう。
製造業の５Sを引き継いで、情報の５Sを語ると、ファイリングの重要性を説き、棚・引き出し・フォルダに分類名を貼り付け、いつでも必要な時取り出せるようにすると言いますが、実際はそんなにうまく行かないのです。
既に何年も、ファイルサーバやグループウェアで皆分類を何度も行ってきました。確実に探し出せるように、分類を細かくしたり、階層を深くしたりして、うまく行かなかったのです。新しい分類は。作成した当人しか分からず、他人は、結局あちこち探さなければなりません。視点が変われば、見え方も変わります。「ことばのデータベース」における分類とは、個人別に異なる必要があるということです。
「知の場」では、部門を越えた情報共有の重要性を説いています。誰かが分類を決めても、違う部門の人には、その分類は全く違うのです。まず、そこに気づくことが、新しい価値を産み出す機会になります。
「知の場」検索エンジン「DK-N1」が、この「情報の整理」を解決してくれます。
個人別の分類と同じ効果がある、それがインターネット文化の検索エンジンです。
「情報の整理＝削除」は、実際のところ、経営トップしか出来ない仕事であることも、申し上げておきます。